Énoncé : Protection des renseignements personnels
ÉNONCÉ RELATIF À NOTRE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour Centres dentaires Lapointe, le respect de votre vie privée est primordial. C’est pourquoi nous prenons toutes les mesures nécessaires à la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez.
Que ce soit pour vous servir au quotidien, lorsque que vous profitez de services offerts dans nos différents centres, ou encore pour respecter nos obligations légales, nous devons recueillir, utiliser et communiquer certains renseignements personnels.
Les renseignements recueillis nous permettent, d’une part, de vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part, ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences réglementaires et légales.
Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli est traité de façon sécuritaire.
C’est dans cet esprit que notre Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a été conçue et qu’elle est appliquée au sein de nos centres dentaires. Le présent énoncé vous explique pourquoi et comment, en appliquant les dispositions de notre Politique, nous recueillons, traitons et protégeons vos renseignements personnels.
Notre Politique s’appuie sur quatre grands principes :
- Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par les professionnels exerçant dans nos centres;
- Notre engagement à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires;
- Nos responsabilités en matière de sécurité et de protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
- Notre transparence quant à nos pratiques et obligations à cet égard.
Obtenir votre consentement
En quoi consiste mon consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à mon sujet?
En donnant votre consentement, vous autorisez les professionnels traitants et les membres de l’équipe clinique à collecter, à utiliser et à communiquer les renseignements personnels à votre sujet, afin de vous servir et de respecter leurs obligations légales.
Ce consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels est nécessaire pour vous servir. De manière générale, il demeure valide tant et aussi longtemps que vous êtes patient dans l’un de nos centres.
Puis-je retirer mon consentement au traitement de mes renseignements personnels ou refuser de fournir certains renseignements ?
Si vous décidez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels nécessaires pour vous servir et pour respecter nos obligations légales, nous vous transmettrons toute l’information requise pour vous expliquer les répercussions d’une telle décision sur notre prestation de services.
Dans certains cas, il ne sera pas possible de retirer ce consentement à votre gré en raison d’exigences légales ou contractuelles.
Si vous refusez que nous recueillions certains renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services demandés.
Limiter notre collecte à ce qui est nécessaire
Quels sont les renseignements personnels recueillis à mon sujet ?
Un renseignement est considéré personnel lorsqu’il concerne une personne physique et permet de l’identifier. Ce type de renseignement est confidentiel.
Le type de renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recueillir varie selon le type d’interaction avec le client. Ces renseignements peuvent, selon le cas, inclure sans s’y limiter :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse postale
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Renseignements de santé
- Renseignements financiers
* Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à le faire.
Si vous utilisez notre site web, nous pourrions aussi recueillir certains renseignements, comme votre adresse IP, dans le cadre de vos interactions numériques. Pour plus d’informations concernant les renseignements recueillis par le biais de notre site web et notre utilisation des fichiers témoins (ou « cookies »), veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.
De quelle façon mes renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de trois sources :
- Lorsque vous désirez obtenir des services offerts dans nos centres ou que vous communiquez avec nous, quel que soit le moyen de communication que vous utilisez (en personne dans un de nos centres, par téléphone, courriel ou, le cas échéant, par clavardage en ligne ou lorsque vous répondez à un sondage, etc.).
- Lorsque vous utilisez des services offerts dans un de nos centres.
- Lorsque vous naviguez sur nos sites Web ou lorsque vous utilisez nos services en ligne. Ces renseignements peuvent être recueillis par le biais de témoins « cookies » ou directement sur nos sites ou nos applications. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité en ligne.
Qui a accès à mes renseignements personnels ?
L’accès à vos renseignements est limité aux professionnels et au personnel autorisés qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions.
Les professionnels et les équipes cliniques s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Dans l’éventualité où nous devrions communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes, nous veillerons à vous en informer et à vous demander votre consentement, dans les cas où celui-ci serait requis.
Dans tous les cas, nous veillons à la mise en place de mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels que nous communiquons.
Assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements
Mes renseignements personnels sont-ils en sécurité ?
Nous appliquons rigoureusement plusieurs mesures de sécurité organisationnelles, matérielles et techniques, comme la restriction des accès aux dossiers physiques et numériques, la surveillance des locaux et des systèmes informatiques et la formation du personnel, afin de protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés, ainsi que contre l’altération, la perte et le vol.
Pendant combien de temps mes renseignements personnels sont-ils conservés ?
Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour respecter les délais de conservation minimaux prescrits par les lois et règlements auxquels nous sommes assujettis. Une fois que le délai de conservation est expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels.
Puis-je avoir accès à mes renseignements personnels ou en demander la rectification?
Vous pouvez nous demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous ou de les rectifier s’ils s’avéraient inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez faire de même si vous désirez modifier des renseignements que nous détenons sur vous, par exemple à la suite d’un changement de votre situation personnelle ou d’un changement d’adresse. Il est de votre responsabilité de communiquer avec la clinique où vous recevez des soins pour les mettre à jour.
Pour ce faire, veuillez consulter l’information fournie à la section « Comment nous contacter ? ».
Comment nous contacter?
Nous vous prions d’adresser toute question ou requête concernant le traitement de vos renseignements personnels au gestionnaire de la clinique où vous recevez des soins ou de contacter directement la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de notre organisation est responsable des pratiques appliquées dans nos centres. Vous pouvez la contacter à l’adresse courriel suivante: [email protected]
Le cas échéant, veuillez indiquer votre nom et vos coordonnées, la nature de votre demande, le nom de et l’adresse de la clinique où vous recevez des soins, le nom de votre professionnel traitant ou de la personne avec qui vous avez déjà communiqué et toute autre information pertinente.